Privacybeleid

1. Kan iemand me dwingen het EAP Platform of de gerelateerde diensten te gebruiken?

Nee, je deelname is volledig vrijwillig. Zelfs als je contact hebt opgenomen met Pulso na doorverwijzing van een familielid, collega of leidinggevende, uiteindelijk beslis jij zelf of je gebruik wil maken van deze diensten. Dit betekent ook dat je het recht hebt om je account op elk moment te beëindigen.

2. Is het EAP Platform vertrouwelijk?

Absoluut, het EAP Platform is strikt vertrouwelijk. Jouw werkgever, leidinggevende, collega's of familieleden worden niet op de hoogte gebracht van het feit dat je gebruik maakt van het EAP Platform of een van de gerelateerde diensten. De counselors van het EAP counselor netwerk zijn gebonden door het beroepsgeheim. Je counselor zal geen informatie over jou of de consultaties delen met derden. Bovendien wordt ons counselor netwerk regelmatig gemonitored en opgevolgd.

Als jouw counselor het een goed idee vindt om contact op te nemen met een derde partij, dan word je gevraagd om vooraf een toestemmingsformulier te ondertekenen. Dit formulier geeft duidelijk aan waar je mee instemt. De enige uitzondering op deze regel is wanneer je een onmiddellijk risico of gevaar voor jezelf en / of jouw omgeving vormt (risico op zelfmoord of geweld, ...). In dat geval neemt de counselor contact op met de hulpdiensten zonder jouw voorafgaande toestemming.

3. Wat kan ik van dit platform verwachten en wat niet?

Het EAP Platform biedt:

• informatie over het Employee Assistance Programme;
• informatie over de domeinen waarvoor je individuele hulp van Pulso of een van onze counselors kan aanvragen;
• informatie, referenties en links naar interne bronnen van jouw werkgever;
• een bibliotheek met adviezen over verschillende onderwerpen, waaronder tips en trucs over gezondheid en welzijn;
• toegang tot een online intake-formulier om contact op te nemen met een case manager;
• en, indien van toepassing, toegang tot interactieve zelfhulpmodules en zelftests zoals HappyCare.

Indien van toepassing kan je familieleden toegang verlenen tot het EAP Platform en de aanverwante diensten. Het platform geeft duidelijke instructies voor toegang tot familieleden.
Deze toegang is alleen bedoeld voor gezinsleden en het is verboden om aan een ander individu over te dragen of door een ander individu te laten gebruiken.

4. Wat gebeurt er met mijn persoonlijke informatie?

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met EU GDPR 2016/679 (Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)

• Wat we nodig hebben

  Onze Personal Data Protection Policy regelt het gebruik en de opslag van jouw gegevens. Je kan de Personal Data Protection Policy raadplegen op https://pulso-europe.eu/policies/personal-data-protection-policy
  Pulso Europe BV treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die Pulso over jou verzamelt. We verzamelen volgende persoonsgegevens van jou:

  • Persoonsgegevens: e-mailadres, personeelsnummer, geslacht, naam, geboortedatum, land, opleiding, algemene informatie over de relatie tot de werkgever (organisatie, organisatiecode, anciënniteit, functie, departement en eenheid), cliënt status (werknemer / familielid). Als je een familielid bent van een werknemer wiens werkgever toegang biedt tot het EAP Platform, dan worden eveneens gegevens met betrekking tot jouw relatie met deze werknemer opgeslagen.
  • Enquêtegegevens met betrekking tot jouw algemeen welzijn en evaluaties van het begeleidingstraject.

• Waarom we het nodig hebben

  We hebben deze persoonlijke gegevens nodig om volgende diensten aan jou te kunnen leveren:

  • Door je te registreren krijg je adequate hulp door een case manager, en na doorverwijzing een counselor, om op jouw verzoek te kunnen antwoorden en om de EAP diensten te kunnen leveren. Jouw contactgegevens kunnen om praktische redenen worden gebruikt.
  • Jouw persoonsgegevens worden elektronisch verwerkt om statistisch rapporten te genereren over het gebruik van deze diensten. Alle informatie met betrekking tot jou als persoon zal rigoureus worden beschermd. Dit betekent dat je niet identificeerbaar zal zijn in dossiers of rapporten met betrekking tot de verstrekte diensten.

• Wat we ermee doen

  Jouw persoonsgegevens worden verwerkt door Pulso Europe BV in België. Hosting en opslag van jouw gegevens vindt plaats in de datacenters van LNS (België) en Amazon Web Services Inc. (Frankfurt, Duitsland). Geen derden hebben toegang tot jouw gegevens, tenzij wettelijk vereist.

  De persoonsgegevens die je tijdens het gebruik van deze services verstrekt hebt worden niet gebruikt voor marketing of voor andere doeleinden die niet beschreven worden in dit document.

• Hoe bewaren we deze gegevens

  Volgens de EU-wetgeving zijn we verplicht om jouw gegevens voor een bepaalde tijd te bewaren. Jouw persoonsgegevens die verzameld werden in het EAP Platform worden gedurende maximaal 5 jaar na uw laatste gebruik van dit platform of een van de componenten ervan bewaard. Na deze periode worden jouw persoonsgegevens onomkeerbaar gewist. Je kan onze Data Retention Policy raadplegen op https://pulso-europe.eu/policies/data-retention-policy voor meer informatie over onze bewaartermijnen.

• Wat zijn je rechten?

  Mocht je van mening zijn dat je persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, of wens je uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van jouw persoonsgegevens, dan heb je het recht van inzage, recht op rectificatie, en het recht op gegevenswissing. Als de verwerkingsgrond gebaseerd is op toestemming, dan heb je het recht om je toestemming op elk ogenblik in te trekken. Je hebt het recht van de verwerkingsverantwoordelijke de beperking van de verwerking te verkrijgen, alsook het recht van bezwaar en geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering. Als betrokkene kan je je rechten uitoefenen via het formulier voor toegangsverzoek van betrokkenen op https://pulso-europe.eu/policies/data-subject-access-request-form

  In het geval dat je een klacht wenst in te dienen over hoe we omgaan met uw persoonsgegevens, dan kan je contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer of DPO) via de contactgegevens hieronder. De functionaris voor gegevensbescherming onderzoekt jouw klacht en werkt samen met jou om de kwestie op te lossen.

  Mocht je nog steeds van mening zijn dat jouw persoonsgegevens niet volgens de wetgeving verwerkt werden, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

5. Zijn deze diensten gratis?

Ja, alle diensten van het EAP Platform zijn kosteloos. Jouw werkgever (of die van je partner/ouder) ging een contract aan met Pulso Europe om deze diensten te waarborgen. Alle gesprekken met Pulso of zijn counselors worden volledig gedekt door dit contract.

Als je counselor je echter doorverwijst naar een andere vorm van hulpverlening, buiten het kader van het Employee Assistance Programme, dan zijn de kosten van die hulp wel voor jouw rekening. Je counselor zal bij de doorverwijzing uiteraard rekening houden met je financiële situatie.

6. Heeft mijn deelname aan het EAP een invloed op mijn verantwoordelijkheden op het werk?

Neen, beroep doen op het EAP Platform of de gerelateerde diensten ontheft je niet van je professionele verantwoordelijkheden zoals beschreven in je arbeidsovereenkomst, jobbeschrijving en/of arbeidsreglement. Het EAP Platform kan bijvoorbeeld niet gebruikt worden om afwezigheid op het werk te wettigen, noch om een ernstige beroepsfout te rechtvaardigen. Je counselor kan terzake dan ook geen attesten uitschrijven.

7. Hoe kan ik feedback geven over het EAP Platform en de counselors?

Je kan je feedback verzenden via e-mail naar eap@pulso-europe.eu Zoals alle andere persoonlijke informatie, wordt ook deze informatie strikt vertrouwelijk behandeld.

Door akkoord te gaan met deze voorwaarden, verklaar ik dat:

• Ik geïnformeerd ben over het EAP Platform en de gerelateerde diensten;
• Ik de informatie gelezen en begrepen heb;
• Ik begrijp dat mijn deelname volledig vertrouwelijk behandeld zal worden;
• Ik begrijp dat ik mijn deelname op elk moment kan verbreken;
• Ik geef toestemming aan Pulso Europe BV om mijn persoonlijke informatie te verwerken en te gebruiken om statistische rapporten over het gebruik van het EAP Platform te creëren;
• Ik deze diensten op een volledig vrijblijvende basis gebruik.

8. Contactgegevens

Contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke voor de dienst die onder deze privacyverklaring valt:

Pulso Europe BV
Diestsesteenweg 52 / 0201
3010 Kessel-Lo
België
Tel: +32 16 20 85 96
Fax: +32 16 20 86 60

Je kan contact opnemen met de functionaris voor gegegevensbescherming (Data Protection Officer of DPO) via dpo@pulso-europe.eu of schriftelijke op het hierboven vermelde adres.